Las reuniones híbridas son aquellas que combinan la presencia física de algunos participantes con la conexión virtual de otros, mediante plataformas de videoconferencia o colaboración. Es decir, se trata de un formato mixto que permite la interacción entre personas que se encuentran en diferentes lugares, ya sea por motivos de distancia, seguridad, comodidad o preferencia.
A partir de la pandemia del COVID-19 que obligó a muchas empresas y organizaciones a adoptar el trabajo remoto o flexible como medida de prevención y seguridad, este tipo de reuniones se han vuelto cada vez más frecuentes
Las reuniones híbridas no son solo una solución temporal ante una crisis sanitaria, sino que representan una oportunidad para mejorar la comunicación, la productividad y la inclusión de los equipos de trabajo en el mundo actual.
Beneficios de las reuniones híbridas
Las reuniones híbridas ofrecen varias ventajas tanto para los participantes presenciales como para los virtuales, entre las que se destacan:
- Flexibilidad: permiten que cada participante elija el lugar desde donde se conecta, según su conveniencia y preferencia. Esto facilita la conciliación entre la vida laboral y personal, reduce los costes y el tiempo de desplazamiento y favorece el bienestar de los trabajadores.
- Accesibilidad: amplían el alcance de las reuniones presenciales, al permitir que personas de diferentes lugares geográficos, zonas horarias o situaciones personales puedan asistir sin problemas. Esto mejora la diversidad y la representatividad de los equipos, así como la posibilidad de acceder a nuevos mercados, clientes o socios.
- Interactividad: facilitan la participación activa de todos los asistentes, al ofrecer diferentes canales y herramientas para comunicarse, como el chat, el audio, el vídeo, las encuestas o las pizarras virtuales. Estos recursos permiten que los participantes virtuales se sientan más integrados y escuchados, y que los presenciales puedan aprovechar las ventajas de la tecnología.
- Innovación: estimulan la creatividad y la generación de nuevas ideas, al combinar diferentes perspectivas y experiencias de los participantes. Además, al utilizar plataformas digitales, se pueden compartir fácilmente documentos, presentaciones, vídeos u otros contenidos que enriquezcan la reunión.
Desafíos de las reuniones híbridas
Sin embargo, las reuniones híbridas también presentan algunos retos y desafíos que hay que tener en cuenta para garantizar su éxito. Algunos de estos retos son:
- Mayor complejidad técnica y logística: requieren contar con una infraestructura tecnológica adecuada que asegure una buena calidad de sonido, imagen y conexión. También es necesario coordinar los aspectos logísticos tanto del espacio físico como del espacio virtual, como el aforo, el registro, la seguridad o la accesibilidad.
- Mayor dificultad para mantener la atención y el engagement: pueden generar una sensación de desconexión o desigualdad entre los participantes presenciales y los virtuales. Por ello, es importante diseñar actividades interactivas que fomenten la participación y el feedback de todos los asistentes, así como establecer unas normas claras de comunicación y etiqueta.
- Mayor necesidad de planificación y seguimiento: implican una mayor carga de trabajo previo y posterior para los organizadores y los ponentes. Es necesario definir los objetivos, el formato, la agenda, los roles y las herramientas de forma clara y anticipada. Asimismo, es conveniente realizar una evaluación y un seguimiento de los resultados y el impacto de la reunión.
Cómo organizar una reunión híbrida efectiva
Viendo lo explicado hasta aquí, los beneficios y las posibilidades de una reunión híbrida quedan claras. Sin embargo, organizar una no es tan sencillo como parece y se requiere de una buena planificación, una comunicación clara y una tecnología adecuada que garanticen que todos los participantes puedan interactuar de forma eficaz y productiva.
Estos son algunos consejos para organizar una reunión híbrida efectiva:
- Define el objetivo y la agenda de la reunión. Es importante tener claro qué se quiere lograr con la reunión y qué temas se van a tratar. Esto ayudará a establecer el tiempo, el formato y los recursos necesarios para la reunión. Además, se debe compartir la agenda con todos los participantes con anticipación, para que puedan prepararse y hacer sus aportes.
- Elige la plataforma y los dispositivos adecuados. Para que una reunión híbrida funcione bien, se necesita contar con una plataforma que permita la conexión y la colaboración entre los participantes, tanto presenciales como virtuales. Algunas opciones son Zoom, Microsoft Teams, Google Meet o Skype. También se debe asegurar que todos los participantes tengan acceso a un dispositivo con conexión a internet, cámara, micrófono y altavoces. Asimismo, se debe verificar el funcionamiento de la tecnología antes de iniciar la reunión.
- Establece las normas y las expectativas de la reunión. Para evitar confusiones y malentendidos, se debe definir y comunicar las normas y las expectativas de la reunión. Por ejemplo, se puede indicar si se espera que los participantes estén con la cámara encendida o apagada, si se pueden hacer preguntas o comentarios durante la reunión o al final, si se debe usar un lenguaje formal o informal, etc.
- Fomenta la participación y la interacción de todos los participantes. Uno de los mayores retos de las reuniones híbridas es lograr que todos los participantes se sientan involucrados e integrados en la discusión. Para ello, se puede recurrir a diferentes estrategias, como hacer preguntas abiertas, solicitar opiniones o feedback, usar herramientas interactivas como encuestas o pizarras virtuales, asignar roles o tareas a cada participante, etc.
- Haz un seguimiento y una evaluación de la reunión. Al finalizar la reunión, se debe hacer un resumen de los puntos clave, las conclusiones y los acuerdos alcanzados. También se debe enviar un acta o un informe de la reunión a todos los participantes, para que puedan revisarlo y hacer sus observaciones. Asimismo, se debe solicitar una evaluación de la reunión a los participantes, para identificar las fortalezas y las áreas de mejora.
En conclusión, las reuniones híbridas son una oportunidad para aprovechar de manera conjunta las ventajas del trabajo presencial y las del trabajo virtual, adaptándose a los cambios que se producen constantemente en el mundo laboral, aunque para que sean productivas se requiere de una planificación cuidadosa y una gestión eficaz.
